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ISOマネジメントシステムが日本に普及して10数年、多くの会社がISOに取組んできました。
ISOは、「ルールを決めて」「それを守り」「守られているかどうかチェックし」「改善を続けていく」(=PDCA)というシンプルな構造になっていますが、何をルールにしどのようにチェックするか、という点で自由度が高いため、取組み方は会社によってまちまちです。
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このため、ISOを120%活用している会社もあれば、ほとんど活用できないまま、ムダな時間、費用ばかりかかってしまうという会社もあります。
とはいえ、ほとんど役に立っていない状態でも、ISO規格に沿ってISOを構築したら、『認証取得』は可能です。この状態をここでは、『普通のISO』と呼んでいます。
一方、ISOシステムをしっかり活用し、組織の経営改善につなげているISOを構築している例も数多くあります。それを『成功するISO』と呼んでいます。
ISOに取組む上で、『普通のISO』で満足するか、『成功するISO』を目指すかは、組織の自由です。
しかし、どのようなISOが『普通』で、どのようなISOが『成功するISO』なのかだけは、知っておいてください。
そのうえで、これからISOを導入する企業様、すでにISOを取得し、運用している企業様に、今後どのようにISOに取組むのかを考えていただきたいと思います。
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ISOに取組むにあたって、最初のステップとなるのが、ISO規格(要求事項)を解釈すること。
規格の解釈とは、規格を読んでその内容を理解する、ということだけではなく、規格の内容を自社のISOマニュアルに取り入れていくための大切な作業です。
ここでのポイントは『どこまでマニュアル化するか』ということ。それを考慮しないと、膨大な手間や無駄な作業が発生することになります。
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普通のISO
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成功するISO
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| 規格解釈 |
ISO規格要求事項を読み解き、『規格』を『自社業務』に当てはめるところからはじめる。

難しいISO用語に振り回されて、ISO自体を理解するまでが大変。業務の洗い出しが漏れて重要なことがマニュアルに組み込まれなかったり、自社に必要ないことがマニュアル化されることも。
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『自社の現状』を洗い出し、『自社業務』を『規格』に当てはめるところからはじめる。

日常の業務をまとめるだけなので簡単。その上、自社のシステムとISOの仕組みが結びつきやすい。 |
| マニュアル作成 |
他社事例、市販のフォームを利用するなど、型にはまったマニュアル作成する。

作成するのは簡単。しかし、いざ運用しようとすると、自社の従来のシステムや工程と合わないことがあり、かえって業務が煩雑化することもある。必要のないルールや手順ができるなど、ISOのせいで仕事が増えたり業務が煩雑化する。
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自社システムを重視したマニュアルを作成。

作成には、規格に精通した人(コンサルなど)が必要なことも。しかし、会社にとって必要なこと、必要ではないことがしっかり振り分けられ、『必要なことが書いてある』具体的なマニュアルができる。自社業務の流れを重視したものになるので使いやすい。 |
『楽に作る』ことばかりを優先し、使いにくいマニュアルになってしまうことがあります。
運用しやすいマニュアルを作成するためには、以下の点に注意しましょう。
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普通のISO
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成功するISO
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規格の
順番 |
規格の要求事項の『用語』『順番』を尊重したマニュアルを作る。

『見た目』はよくても、マニュアルが抽象的(わかりにくい用語、手順)で事務局のメンバーなど一部の人しか理解できないことも。具体的に何をすべきかがわかりにくい。 |
自社の手順、ルールを尊重したマニュアルを作成する。

マニュアルが具体的(分かりやすい手順、用語)。パートやアルバイト、外国人労働者の一人ひとりまで『何のために何をすべきか』が明確にわかり、コミュニケーションがスムーズにできるようになる。 |
| 書類の量 |
書類の量が多すぎると作成、運用が大変。逆に、量が少なすぎると、作成は簡単だが、薄すぎるマニュアルは形骸化しやすい。具体的な表現に欠ける恐れもあり、実際には活用できないことも。 |
「いつ、何を、誰がすればよいのか」が具体的に記述され、『必要なことが書いてあるマニュアル』を作成する。書類の量は多くも少なくもなく、適度な量。 |
ISOで差が出る理由は、『ISO構築の目的』がはっきりしているかどうかです。
『ISOを構築する目的』が実現できれば、ISOは成功したと言えるでしょう。
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普通のISO
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成功するISO
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| 目的 |
審査に通り、認証取得できるもの。
(ISOで○○をしたいという目的がないため、結果が出にくい) |
組織の「こうありたい」という姿を実現するもの。
(ISOで○まるしたいという目的が明確になっているため、目標達成に向けた活動を行いやすい)
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ISO取得後に「何をすればいいのか」と戸惑うケースは、ISOの目標の立て方に問題があることが多いです。単に「更新のためのISO」では、費用ばかりかかりISOの成果が見えないため、ISOを返還するケースもあります。
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普通のISO
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成功するISO
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| 取得後 |
何のためにISOを構築したのかが明確でないため、運用・更新の際に『目標設定といっても、何を設定すればいいのか』『内部監査といっても何をチェックすればいいのか』と路頭に迷ってしまう。
経営とISOを切り離して考えるため、ISOの効果が見えにくい。目標のための目標、監査のための監査になって、マンネリ化、形骸化したISOに。
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マニュアル作成時に自社の『こうなりたい』という目標を意識しながら作るため、取得後にも具体的に「次に何をすべきか」という目標を立てやすい。
業務がスムーズにいくようになった、売上が上がった、ムダな残業が減ったなど、会社にとって有益な効果が生まれる。
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ISO取得のためには、必ず『成功するISO』を目指さなくてはいけないということはありません。
『普通のマニュアル』であっても、ISO認証取得はできます。
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ISO用語を使うと、普通のISOは『適合性』を重視したISOということになります。
要求事項に適合しているレベルという意味です。
成功するISOのは、『有効性』を重視したISOということになります。
ISOをしっかり活用し役立てるレベルという意味です。
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従来は、普通のISOにとどまるケースも多く見られましたが、昨今では審査においても『有効性』を重視するケースが増えています。
単なる形だけの認証取得ではなく、ISOをしっかり活用していきたい、とお考えなら、ぜひとも『成功するISO』をおすすめします。
| 『成功するISO』について、こんな声が届いております
ISO構築といっても、誰がどんな風にやっても大して違いはない、そう思っていました。
しかし、御社のお話を聞いて、ISO構築とは何かがはっきりわかりました。
こんなISOならわが社でも取り組めると思い、コンサルをお願いすることにしました。(惣菜製造業 A様)
新しい文書などを作り出すことでなく、現行の業務や資料をそのまま活かせばよい、というアドバイスが役に立った。(スポーツ用品製造業 T様)
ISO内容が実態と一致しており、現状の問題点が明らかになってきました。(ゴム製品の金型設計・製作・販売業 I様)
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