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内部監査チェックリストはこう作ろう!


内部監査チェックリストの作り方

内部監査は、『内部監査チェックリスト』に基づいて監査を行うのが一般的です。
チェックリストの作り方はいろいろありますが、ここでは『成功する内部監査チェックリスト』の作り方の一部をご紹介しましょう。

1.『ISO規格要求事項を遵守しているか』をチェックするには  

『マニュアルや手順が規格要求事項を遵守したものになっているか』を見るために、まずは2つのステップでチェックを行います。

◆STEP1:オウム返し

規格のそのままの言葉で質問します。
例えば、ISO9001の『4.2.3b) 文書をレビューする』ならば、『文書をレビューしていますか?』 となります。
もちろん、これだけでは内部監査の意味がありませんので、ステップ2に進みます。

◆STEP2:5W1H

ステップ1の質問を5W1Hの形にします。
5W1H・・・Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)

ISOの規格要求事項には、『何を』しなければいけないかは書かれていますが、誰が、いつ、どのように…ということは書かれていません。
マニュアルを作成するときに、規格要求事項の『何を』について、誰が、いつ、どのようにというルールを定めていく必要があります。そして内部監査において、それらがきちんと決められているかをチェックします。


2.『手順どおりに実施しているか』をチェックするには

『マニュアル通りに実行されているかをチェックする』には、まずはマニュアルに書かれた文章を『文節』で区切ってみます。

例)
『部門長は、毎年4月に年間の教育訓練計画を作成する』
 ↓
 【部門長】は
 【毎年4月】に
 【年間の教育訓練計画を作成】する

これをチェックリストにしてみます。

マニュアルには「部門長」と書かれていても、実際には「主任」が作成していることもあります。
こういった実態を探るのが、内部監査です。


チェックリストはあくまで『参考』

ここでは『チェックリスト』という『用紙』を想定してまとめてみましたが、『リストをわざわざ作らなければならない』ということはありません。

チェックリストをわざわざ作るのが大変であれば、マニュアルをコピーして、アンダーラインやカラーペンで質問したいポイントを記入するだけでも、十分内部監査チェックリストとして使えます。

チェックリストはあくまで『参考』です。実際の監査現場では、チェックリストの文面を読み上げて質問するのではなく、具体的に、現場では「何をしているのか」「どのような方法でしているのか」「どんな記録が残っているのか」を聞くことになります。

チェックリストさえ作れば、内部監査はできるわけではありません。
大事なのはリストに基づいて質問をすることではなく、「ちゃんとルールが実行されているか」を証明することです。







参考  内部監査の効果的に行うために




ISOを構築するには?



ISOはどのように運用すれば効果的か―
その答えは、全てのISO規格の土台となっている『品質マネジメント8原則』にあります。

上記の内容は、8原則に基づいて書かれています。
8原則とは? 8原則はISOにどう組み込む?
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 マネジメントシステムの原理原則〜品質マネジメント8原則で経営力を高めよう
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