『組織』について(4.1、4.2)


『組織』の状況

4.1 組織は、その目的及びその戦略的な方向性に関連し、その品質マネジメントシステムの意図した結果を達成する組織の能力に影響を与える、外部及び内部の課題を明確にしなければならない。

組織とは、
「自らの目標を達成するため,責任,権限及び相互関係を伴う独自の機能をもつ,個人又はグループ」(3.2.1)
と定義されています。

組織は「外部及び内部の課題を明確に」することが求められていますが、外部及び内部の課題とは、
『組織の目的及び戦略的方向に関連しているもの』
『組織の品質マネジメントシステムにおいて、意図した成果の達成に影響を与えるもの』

とされています。

『戦略的方向』とはすなわち、

「組織が目指すものは何か」
 (例:地域売上げNo1、地域に必要とされる企業など)
「それを実現するために必要はものは何か」
 (例:専門知識をもったスタッフ、イントラネットなど)
「実現を阻んでいるのは何か」
 (例:人材不足、技術力が低い、資金が足りないなど)
「現状を打破するために何をすべきか」
 (例:計画的な人材育成、他社との技術提携、制度融資の活用 など)

といったことを組織の戦略として認識し、それに対してすべきことを明確にするということです。


組織の『戦略』をマネジメントシステムにするために
  • 組織の『あるべき姿』を設定する
  • 『現状分析』を行い、行動指針を考える
  • 「行動指針」に基づいて「あるべき姿」に近づけていくために、品質マニュアル等を作成する

自社を知ろう

『組織』では、自社を深く知ることが求められます。
  • 社内にはどんな強みや弱みがあるのか。
  • 強みはどのように活かし、弱みはどのように克服するか。
  • また、社外からはどんなよい影響、悪い影響を受けるか。
  • それに対し、自社はどのように対処していくか。

これはISOに限らず、何かを成し遂げようとするとき当然のことです。その当然のことが、ISO規格の中で明確に要求されることになります。

現在は特に困ったこともないから、別に自社の状況など把握しなくてもいいし、社外のことも気にしなくていい……と思っていたとしても、世の中はどんどん変化していきます。
日本の人口が1899年の調査開始以来初の自然減、個人情報保護法の施行、ドラえもんの声優が一斉交代…
というのが2005年の出来事ですが、これらは10年後、常識になっています。
人口が減らない未来を当然だと考えたり、個人情報をぞんざいに扱ったり、といったことを行ったりしたら、完全に時代遅れです。

そしてそれは、組織にとって『リスク』にもなります。リスクとは、地震や労災といったことだけでなく、組織を取り巻くすべての『変化』のことです。組織を知ることは、変化というリスクから組織を守るための最大の武器になります。


組織は『利害関係者』について明確にすること

4.2 利害関係者のニーズや期待の理解
組織は、利害関係者及びその関連する要求事項に関する情報を監視し、レビューしなければならない。


また、上記の分析等を行う際に独りよがりにならないように、『利害関係者』を明確にすることが求められます。
『利害関係者』というのは、組織を取り巻く人々という意味です。顧客、製品のエンドユーザー(消費者)、供給者、従業員、 株主、銀行、周囲の住民が含まれます。
これらも含めて、組織のあり方を考えていくことが求められます。

例えば、自社のやりたいことと顧客のニーズが異なっているのであれば、自社の方向性を修正するか、又は新たな顧客を開拓するかといった選択を行う必要があります。

『何のために仕事するのか』
『何のために組織は存在するのか』
そういった問いを、ISOの要求事項は投げかけています。

そして、『適切な適用範囲を定める』ことで、『自社は何を目指すのか』を明確にすることが求められています。

>> 適用範囲の決め方