こんな疑問や不安はありませんか？
マニュアルがあるだけで、実際には現場が回っていない
認証は取ったけれど、社内で全然活かせていない
ISOって結局なんのためにあるの？
しかし一方、ISOを導入して会社がよくなった！
という声もあるのは事実です。
なぜ、ISOでうまくいく会社と、うまくいかない会社があるのでしょうか？
ここでは、
- ISOに初めて取り組む企業のご担当者さま
- 認証取得後、「このままでいいのか？」と疑問を抱いている経営者さま
- とにかく「使えるISO」「成果につながるISO」にしたいと考えている方
- 業務改善や組織づくりに、ISOを役立てたいと考えているすべての方
向けに「うまくいくISO」のヒントをお伝えしています。
ぜひ、本ページで、あなたの会社にとって最適なISOの構築、運用の方法について学んでください。
まずはISOの仕組みを知っておこう
ISOの仕組みとは、PDCAを回すことです。
PDCAとは
- ルールを決める（Plan・計画）
- それを守る（Do・実施）
- 守られているかをチェックする（Check・検証）
- 改善を続けていく（Act・改善）
そして、PDCAが実施（運用）されているかを第三者（ISO審査機関）に証明してもらい、「この会社は信頼できる」というお墨付きをもらうという、第三者認証制度となっています。
ただし、「何をルールにするか」「どのようにチェックするか」といった、「○○をしなさい」「○○をすべき」という具体的なことは求められていません。
「○○をするためのルールを作りなさい」ということが要求されているだけです。
このため、取組み方は会社によってまちまちです。
同じような規模の同じような状況の会社がISOを導入しても、取組み方によってまったく違うISOシステムになることもあります。
普通のISOとうまくいくISOの違いとは？
こんな声を聞いたことはありませんか？
- ISOマニュアルを作ったが、日常の業務の流れに合わない
- ISOのせいで仕事が煩雑化したり、文書が増えて余計にややこしくなった
- 事務局以外の誰もISOを理解していない
- 認証取得後に何をしていいのかわからない
- とりあえず「不適合」をもらわないよう形式だけの審査対策しかしておらず、更新に費用がかかるばかり
こうした悩みを抱える企業様は、決して少なくありません。
でもその一方で、こんな声もあります。
- 現場にフィットしたマニュアルができ、仕事がスムーズに進むようになった
- ムダな業務が減って仕事がスムーズに流れるようになり、残業も減った
- パートから経営者まで、みんながISOに関わる体制が出来上がった
- ISO認証後にも適切な目的、目標を持って、意識を向上し続けている
- 審査のためでなく、自社のレベルアップのための継続的改善ができている
この差はいったいどこから来るのでしょうか。
もともとの社風？
会社の規模や人材の違い？
大手で人材豊富な企業と、中・小規模で人的経済的に余裕のない企業との違い？
いいえ、そうではありません。
単に認証取得のために審査に通るためのマニュアルを作っただけの「普通のISO」と、ISOをきちんと運用することを目指している「うまくいくISO」の違いです。
うまくいくISOとは？ 3つのキーワードを知っておこう
うまくいくISOのためのキーワードは、以下の３つ。
作りやすい
ムリせずにISOシステムを構築できる
使いやすい
作ったシステムを現場でラクに運用できる
続けやすい
ラクに運用できるから負担なく効果を持続できる
作る
できることからはじめる
せっかくISOを構築するのだからと、新たなルールを作ったり、あれもこれもマニュアルに詰め込むと、作るのも手間がかかる上、運用するのが大変です。
まずは、既存の業務やルールをベースに、ムリなく整えることから始めます。
「新しい仕組み」ではなく、「いまある良い流れの見える化」を大切に。
これが、ISO構築の第一歩です。
作る・使う
わかりやすいマニュアルを作る
マニュアル作成はできるだけ少ない負担で行い、楽に運用できるに越したことはありませんが、単にシンプルなマニュアルは危険です。
実際にマニュアルを運用する段階になると、「内容が薄すぎて具体的に何をすればよいのかわからない」ということになり兼ねません。
一方、分厚い文書、複雑なマニュアルやシステムでは、構築に膨大な時間と手間がかかったり、従業員が誰も理解していない、ということも起こりえます。
使いやすく続けやすいのは、「誰が何をすればよいのかがわかる」、そして、「組織にとって必要なことが定められている」マニュアルです。
ISOマニュアルは「読み物」ではなく「道具」。
誰が見てもわかるマニュアル、現場で自然に使える仕組みを整えていきましょう。
作る・続ける
それぞれの役割と権限を明確にする
システムを運用するのは「人」。立派なマニュアルを作っても、人がそれを守らなければ何の意味もありません。
リーダーは組織にとって必要なシステムとは何かを明確にすること。
従業員は自分は何をすればよいのかを理解し、一人ひとりが目標を持って組織に参加すること。
これがそれぞれの役割です。
そのために、どのように人的資源を活用するか、効果的な教育訓練のために何をすればいいのかを明確にすることが大切です。
続ける
効果のある内部監査を行う
ISOは、導入してすぐ効果があるものではなく、認証取得後の活動が数年かけて少しずつ効果を発揮するもの。
そのために重要なのが、内部監査です。
単に「ISOマニュアルに従っている」ことを監査するだけでなく、「ISOシステムが確実に効果を出せているか」までチェックすることで、「うまくいく内部監査」となります。
不適合を出せる仕組みにする
ISOがうまく運用されるようになると、今までおかしいと思っていなかったことを不適合として判断できるようになるため、不適合はどんどん出てきます。これは、「改善しようという気運」が高まった証拠であり、良い傾向です。
不適合を出さないのではなく、不適合を発見できる仕組みづくりができるようになれば、それが「うまくいくISO」である証拠です。
作りやすく使いやすく続けやすいISOシステムを構築するために
ISOはときに「書類さえ作ればよい」と思われ、「いかに楽に簡単にシステムを構築するか」という話に流れがちです。
しかし…
「簡単にシステムを作れば、認証取得はできてもISOの効果が現れない」
「どんなに優れたシステムでも、運用できなければ意味がない」
この狭間で苦しみ、ISOをうまく活用できない企業をたくさん見てきました。
確かにISOは「認証取得」がゴールの1つであり、それはISO取得のクライマックスとも言えます。
しかし、会社が本当の意味でうまくいくためには、ISO取得後の運用が肝心。うまく運用することでISOの効果が現れるように出来ているのです。
それを支えるのは、無理なく継続できる仕組みと、現場の意識です。
運用の仕方や役割分担が明確なら、誰でも続けられます。
小さな改善の積み重ねが、大きな成果につながるのです。
私たちは、ISOを通して「会社が本当の意味でうまくいく」ためのお手伝いをしたいと考えています。
会社が変わる。
人が動き出す。
考え方が少しずつ育ち、やがて文化になっていく。
それが「うまくいくISO」。
1つでも多くの会社、一人でも多くの人々を「うまくいく」ように導きたいと、アイムスでは願っています。
うまくいくISOのために