内部監査の準備~チェックリストの作り方・考え方


内部監査の準備

内部監査を行う前に、限られた監査時間にどのようなことをチェックすべきかについて準備しておきます。

内部監査の手順、監査の視点はこちら

ここでは『チェックリスト』という言葉を使っていますが、必ずしもリストを作る必要があるわけではありません。例えば、マニュアルをコピーして、アンダーラインやカラーペンで質問したいポイントを記入するだけでも構いません。
実際の監査現場では、チェックリストの文面を読み上げて質問するのではなく、具体的に、現場では「何をしているのか」「どのような方法でしているのか」「どんな記録が残っているのか」を聞いていきます。
大事なのはリストに基づいて質問をすることではなく、「ちゃんとルールが実行されているか」を証明することです。


内部監査でチェックすること

内部監査においてどのようなことを質問し、監査すべきか。ここでは初心者の方向けに、簡単な監査の方法を紹介しています。

1.『ISO規格要求事項を遵守しているか』をチェックする

ISOの規格要求事項に記載されているのは『何を』すべきかのみです。『誰が』『いつ』『どのように』といった具体的なルールやシステムは、組織自身で決めていきます。
内部監査では、まずはマニュアルや手順が規格要求事項を遵守して作られているか(適合性)をチェックします。
以下の視点でチェックするとわかりやすいでしょう。

1)オウム返し
 規格のそのままの言葉でチェックする
2)5W1H
  Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)が明確かをチェックする。

例:ISO 9001『4.2.3b)『文書をレビューする』を監査してみよう オウム返しで
→『文書をレビューしていますか?』

5W1Hで
→『誰が文書をレビューしますか?』『いつ文書をレビューしますか?』『どのように文書をレビューしますか?』 など


2.『手順どおりに実施しているか』をチェックする


マニュアル通りに実行されているか(運用性)をチェックするには、マニュアルの文章を『文節』で区切って質問のにしてみます。


例:『部門長は、毎年4月に年間の教育訓練計画を作成する』を監査してみよう

文節で区切る   質問の形にする
【部門長】は 教育訓練計画は作成されていますか?
【毎年4月】に 4月に作成されていますか?
【年間の教育訓練計画を作成】する 作成者は部門長になっていますか?
マニュアルには「部門長」と書かれていても、実際には「主任」が作成していることもあります。
こういった実態を探るのが、内部監査です。


内部監査を効果的に行うために

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