組織活動をスムーズに行うためにルールを作っても守るのは難しい…。ルールを守らせる仕組みを作るには?

ルールを作るのは簡単、守るのは難しい

ルールを守るための仕組みづくりは簡単です。

  • ルールを決め(PLAN)
  • ルールを守り(DO)
  • ルールが守られているかどうかをチェックし(CHECK)
  • ルールが守られていなければ改善、守られていればさらに改善すべき点を見つけていく(ACTION)

このようなシンプルなことが、ルールがうまくいくためのPDCAの仕組みです。

と、言葉にすれば簡単ですが、実行するとなるとなかなか難しいのが現状です。
ルールを決めるのは「人」であり、ルールを守るのも「人」だからです。

機械やコンピューターであれば、命令を入力しさえすれば忠実にルールを守ってくれますが、従業員は機械ではありません。会社から従業員に対してルールを指示したとしても、ルールを守る人もいれば守らない人もいます

ルールが守られない、という現場では、以下のような声が聞かれます。

  1. 守りたくても守れなかった(事情あり)
  2. ルール自体が現場とあっていない(ルール不適切)
  3. ルールの必要性を感じない(ルール軽視)
  4. そんなもの守っていたら仕事にならない
  5. ちょっとくらいいいじゃないか
  6. ルールは理想、現実とは違う

「ルールを作り」「それを守る」という単純な仕組みも、実際にはそう簡単には行かないのです。

結果よければすべてよし? だからルールが守られなくても問題ない?

「ルールが守られない」事例を紹介します。

結果が良ければルールを守らなくてもよい?

惣菜加工会社A社では、製造工程の中に原料を 「蒸す」作業があり、ルール(製品規格書)において「60~80℃で30分間蒸す」と定められています。

しかし、A社の実際の記録を見ると、温度は60~80℃のはずが「90℃」になっていたり、蒸し時間30分と定められているのに「15分」と記載されており、ルールが守られていないようです。

ところが、現場の責任者はこういいます。
「80度でも90℃でも商品自体にさほど影響はないんですよ。蒸し時間もあくまで目安ですから」
幸か不幸か?実際にこのまま出荷して、一度も問題が発生していないのです。

製造現場だけでなく、社会生活のあちこちでこのようなルール違反が見られます。
結果がよければ(商品に問題がなければ)ルールを守らなくてもよい…実際にこんな会社は多く見られます。

  • 原料の厚みが微妙に違うから、その都度見てチェックしないといけない(からルール通りになどしていられない)
  • 毎回こうしている(から今回もこれでいいはずだ)

このように明確な根拠なくルールを現場で無視するケースもあります。特に「決まり」よりも「経験」や「勘」で仕事する傾向にある現場では、ルールに従って同じ作業をすることに対し、抵抗を感じる人もいるようです。

ルールを守らなくても問題がないなら、「60~80℃で30分間蒸す」いうルールはそもそも必要ありません。

ルールには必ず理由があることを認識しよう

では、どうしてもルール通りにしなくてはいけないというなら、こうしたらどうでしょうか。

60~80℃で30分間と決めているから違反が出てくるのであって、基準を60~90℃で15~30分に変えれば、皆がルールを守れるじゃないか!
ルール改正をしてしまえば解決だ!

いえいえ、ここが「ルール」の怖いところです。

そもそもルールや手順書は何のために作るのでしょうか?

  • みんなに同じ作業をさせるため
  • ルールを外部の人に示すため

それも一つの目的です。
だからといって「みんなが守れるようなルールを作る」ことが、ルールの目的ではありません

例えばサービス業なら「顧客の求めるもの」を提供するため、食品会社なら「消費者においしいもの、安全なものを届けるため」といった根本的な目標があるはずです。

規格やルールを決める際、何のためにこの作業をしているのかが、置き去りにされてしまうことがあります。

  • なんのためにこの作業をするのか
  • なぜこの温度、なぜこの時間で作業するのか

といった理由は必ずあるはずです。

まずは「ルールの意味を理解し、ルールを守ること」を徹底してください。
もしもルールの意味が不明確であったり、ルールが作られて時間が経ち、今の現状とは合わない状態になっていたら、「ルールを破る」のではなく、ルールを改正するようにしましょう。

仕事の目的を認識しよう

ルールは、実務で学ぶ「OJT」や研修などの「教育訓練」で身に付けていくのが一般的です。
しかし、教育を受ける側にそもそも「やる気」がない場合はどうすればよいでしょうか
なかなか難しい問題ですが、「やる気」を出すための教育として、ひとつの事例を紹介します。

ルールを守る理由を「自分で」考えてみる

B社は清掃業やエアコンの洗浄作業なども行っている会社。B社では、ルールを守らせるための教育を行っても、なかなか従業員の意識が変わらず、ルールが守られないことが日常化していました。

そこで、「そもそもなぜ、エアコンの掃除が必要なのか」を、従業員に考えてもらいました

  • エアコンを洗浄する理由…熱交換率が向上するからでは?
  • つまり、消費電力を削減することになるね。省エネってやつだ
  • 省エネは「地球環境を良くする」ためにやるんだよね
  • ということはつまり、私たちの仕事は「環境活動」じゃないのか?
  • そうか! 単に「機械を掃除する仕事」ではない。地球の未来を守るための大きな使命を背負っているのだ!

エアコンの掃除は「きれいにする」ことだけが目的ではなく、結果的には「地球の未来を守る」という目的に行きついた、という例です。

どんな仕事にも、その仕事を行う「本当の理由」があります

「なぜこの仕事をするのか」を理解することで、自分が毎日行っている仕事への認識も変わり、「やる気」が生まれまれるきかっかけにもなります。
作業をする人、作業を与える人、作業を管理する人、全員が「なぜ」を意識して「ルール」を守ることを意識していきましょう。

最後に寓話を紹介します。

2人のレンガ職人
あるところに、2人のレンガ職人がいた。
「何をしているのかね」
と聞くと、一人の男は
「レンガを積んでいるのさ」と答えた。
もう一人の男は
「大聖堂を作っているんだよ」と答えた。

あなたはどちらのレンガ職人になりたいですか?